Fazer um evento do zero para o grande dia não é uma tarefa fácil. Este processo requer a tomada de uma série de decisões importantes e a execução de várias atividades ao mesmo tempo. É por isso que fazer um evento sozinho é praticamente impossível, sendo fundamental conte com profissionais de eventos.
A mesma coisa, hoje há uma série de profissionais que são indispensáveis na formação de uma equipe de eventos de sua empresa. Sem eles, certamente alguma ação importante deixará de ser feita, impactando diretamente o sucesso do evento.
E que tal saber o que o 5 profissionais de eventos que desempenham papéis essenciais neste mercado? Por quê?
Você precisa saber quais são os profissionais certos que você deve contratar para o seu evento!
Quando pensamos em todas as fases do evento, 10, 20 ou dezenas de atividades que precisam ser realizadas rapidamente surgem. Desde a reserva do espaço para eventos, até a quantidade de alimentos e bebidas para o coffee break.
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Para evitar uma sobrecarga de trabalho, é importante ter profissionais treinados em eventos para cuidar de cada um desses estágios.
Saber quais são esses papéis essenciais no mercado ajudará a cobrir todas as ações fundamentais para o seu evento, sem deixar nenhum estágio fora do planejamento ou até a execução.
Os 5 papéis mais importantes para profissionais de eventos
Agora vamos descobrir quais são os 5 papéis mais importantes que você precisa ter em uma equipe que enfrentará o desafio de tornar o evento um verdadeiro sucesso!
1. Coordenador de Comunicação
Com a quantidade de mídias sociais disponíveis hoje e a alta demanda por informações vindas dos próprios participantes, a comunicação do evento exige um trabalho preciso.
É essencial saber criar um discurso de elevador, isto é, uma descrição rápida sobre o evento, mas que permanecerá na mente dos interessados, ou seja, na fase pré-evento. Mas além disso, é necessário procure as melhores maneiras de distribuir informações antes, durante e depois do evento.
E o coordenador de comunicação deve ser um dos profissionais do evento que sua equipe precisa para executar todo esse trabalho.
Encontrar as melhores alternativas para implementar a comunicação correta será importante desde o início do evento.
É um fato que passamos o tempo em que era boa prática entregar vários trabalhos assim que o participante chegasse ao evento, com as informações mais relevantes misturadas com a publicidade dos patrocinadores. A solução ideal, que permite suportar todas as partes do evento, é a própria aplicação do evento.
Com ele, a pessoa encarregada do coordenador de comunicação consegue criar ações e notificações que serão visíveis para todos ao mesmo tempo, sem gastar um valor alto com material impresso que será descartado após o evento.
2. Cinema de eventos
Com o passar do tempo, vimos que o vídeo se tornou a principal ferramenta de comunicação para qualquer tipo de mercado. É através desse formato que conseguimos gerar mais comprometimento e atrair a atenção de um maior número de pessoas.
É por isso que o cinegrafista de eventos é uma das posições mais importantes atualmente. Entre os profissionais do evento, é ele quem deve atuar com maior destaque durante o grande dia e também no pós-evento.
Seu trabalho consiste em capturar imagens de todas as áreas do evento, das atividades, ações dos participantes e identidade visual. A edição deste material após o evento é essencial para aproveitar as melhores imagens.
Com este material muito rico sobre o seu evento, será mais fácil ter um bom resultado de divulgação após o evento, como o lançamento do vídeo da edição anterior, um dos elementos mais importantes para atrair novos participantes.
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3. Administrador de tecnologia para eventos
Uma coisa é certa no mercado de eventos: quanto mais tecnologias forem adotadas em todos os estágios da organização, maiores as chances de que seu evento se torne um sucesso.
Mas para isso, como encontrar as diferentes soluções para as etapas do evento e tomar a melhor decisão antes que seja tarde demais? E como escolher também os fornecedores para todas as demandas que o evento precisa?
Por causa dessa dificuldade, É essencial ter um gerente de tecnologia para eventos. Este será um dos profissionais do evento que será responsável por cuidar de tudo que se refere ao uso da tecnologia.
Você passará por todos os treinamentos com cada um dos fornecedores e parceiros escolhidos para entender o uso de cada plataforma. Depois disso, essa pessoa será responsável por ter toda a comunicação com o apoio das empresas.
Então, desde a escolha de fornecedores e parceiros, até a decisão sobre as ferramentas a serem usadas, é importante ter alguém responsável por essas decisões.
4. Coordenador de Patrocínio
É comum ver nas equipes a organização de eventos uma única pessoa como responsável pela parte de vendas. Nesta área, há tanto a área de renda quanto as taxas de patrocínio.
Mas com as crises em curso, tornou-se necessário que uma pessoa focasse 100% do seu tempo na busca e no fechamento de novas associações de patrocínio para o evento.
As dificuldades para encontrar novos parceiros que investem nos eventos e que ainda continuam com o apoio de várias edições consecutivas, exigem um trabalho diferenciado de busca e aproximação de potenciais parceiros.
Portanto, conte com sua equipe com os profissionais do evento cuidando de cada parte separadamente. As atividades realizadas por aqueles que buscam esgotar o volume de renda são diferentes das que buscam novos patrocínios.
5. Líder de segurança
Um dos resultados mais importantes para qualquer evento é chegar ao final sem qualquer problema sério.
Mas, ao contrário do que imediatamente pensamos, a pessoa responsável por liderar a área de segurança de um evento não é apenas para a parte de prevenção de ameaças.
Hoje em dia, em todos os eventos, também é necessário ter um nível de segurança em relação a vários outros tipos de problemas ou incidentes que possam surgir. Entre eles, eles são:
- Atraso na entrega de elementos essenciais para o evento pelos fornecedores;
- Falha no sinal de Internet contratado;
- Perda de energia durante o evento;
- O equipamento de som mostra erros.
Estes são apenas alguns exemplos do que pode dar errado, mas a lista é muito maior. O que importa, de fato, é que o seu evento precisa mapear todos esses pontos e ter sempre um avião B, ou mesmo um avião C e D, para que você possa evitar todas as situações.
É necessário ter um contato com um provedor diferente se você precisar de alguma entrega urgente, ter um segundo provedor de internet, ter geradores e uma série de equipamentos de backup.
Tudo isso deve ser planejado com antecedência, e é por isso que o líder de segurança é a chave para o sucesso do evento.
E então, você gostaria de saber mais sobre os importantes papéis que os profissionais de eventos desempenham ao longo de seu trabalho na organização do próximo evento?
