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Saiba como contratar promotores de eventos em 9 etapas

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A realização de um evento é repleta de detalhes que devem ser bem cuidados para garantir seu sucesso. Entre eles, há a divulgação desse evento para o público que você deseja atrair. Este trabalho é baixo responsabilidade dos promotores de eventos.

São eles que farão todo o marketing necessário para ter um bom público e alcançar os objetivos desejados.

Mas o que fazer para escolher o profissional certo? Neste post, vamos explicar todos os detalhes de como contratar promotores de eventos. Siga!

A importância dos promotores para a estratégia de um evento

O promotor do evento é o Responsável profissional pela divulgação ao público alvo através de ações promocionais que destacam a marca.

Além de trabalhar para tornar o evento conhecido, o promotor é responsável pela separação e distribuição de presentes e materiais promocionais.

É também da responsabilidade do promotor a entrega de relatórios de atividades, bem como a recolha de percepções de clientes e consumidores.

O trabalho do promotor é basicamente atuar como representante da empresa que está oferecendo o evento, expondo a imagem para atrair os participantes e também os convidados.

A participação desse profissional é essencial, pois um evento só é bem sucedido quando há a presença do público esperado. Sem boas ações de marketing e disseminação, a realização pode ter resultados terríveis e não atingir os objetivos desejados.

Como contratar promotores de eventos?

Poucas empresas sabem contratar os melhores promotores de eventos, mas vamos dar aqui um passo a passo para guiar sua escolha.

1. Entenda o evento

Eventos têm necessidades diferentes, de acordo com seu tipo e propósito. A promoção de um congresso é totalmente diferente de uma reunião corporativa para clientes ou franqueados, por exemplo.

O primeiro passo para contratar o promotor ideal é entender o tipo de evento que será realizado e qual é o seu objetivo. Assim, para se certificar de que tipo de profissional você precisa.

2. Identifique o público-alvo

Depois de entender a proposta do evento, é necessário identificar o público-alvo que a equipe da organização pretende alcançar.

Este passo é importante porque só com experiência em divulgação para o público-alvo do evento é possível realizar sua apresentação de forma eficiente.

Hoje em dia, o conceito de pessoa traz resultados ainda melhores, definindo um perfil ideal dos participantes e quais são suas principais características.

Leia também: Como criar pessoas para o seu evento?

3. Desenhe as habilidades necessárias

Depois de ter esclarecido o tipo de evento e o público-alvo que você deseja alcançar, é hora de identificar o que o habilidades que o promotor precisa ter para fazer uma boa divulgação.

Para a definição dessas habilidades, é importante também levar em consideração as características de sua empresa e o que ela precisa, além do período para que essa divulgação seja feita.

Prazos mais rigorosos podem exigir um promotor com mais experiência nesse tipo de evento e uma lista de contatos mais solidificada, por exemplo. Outras características podem ser fundamentais, como:

  • organização;
  • proatividade;
  • dinamismo;
  • Pontualidade

4. Faça a descrição do trabalho

Agora que você conhece o tipo de profissional que precisa contratar, é hora de fazer um bom anúncio de vaga. Lembre-se de listar todas as habilidades que você considera necessárias para a conclusão do trabalho, tanto comportamental quanto de conhecimento e experiência.

A descrição do trabalho também é uma oportunidade para vender a oportunidade. Para fazer isso, faça um anúncio interessante, que valorize todos os benefícios que sua empresa oferece.

Também traga informações como a localização da empresa, horas, faixa salarial, se é um contrato temporário e todos os outros dados importantes.

5. Divulgue a vaga nos canais corretos

Lembre-se de que, como em todas as profissões, os promotores de eventos também se concentram em nichos. Portanto, tente identificar em qual espaço é mais fácil encontrar essas pessoas.

Hoje existem redes sociais e sites especializados no recrutamento e seleção de pessoas, e isso pode ser uma boa alternativa para disseminação. No entanto, algumas empresas se especializam na promoção de eventos e podem ajudar mais diretamente.

6. Faça a análise dos currículos

Se você fez uma boa descrição do cargo e anunciou a vaga nos lugares certos, provavelmente deve ter agora um bom volume de currículos em sua caixa de e-mail. Como analisar e escolher o melhor?

Lembre-se que a identificação do profissional ideal que você fez no passo 3? Obtê-lo como modelo e pesquisa selecione os currículos que mais se aproximem desse perfil.

Outra informação que ajudará a fazer essa seleção é o tempo de experiência, os outros eventos em que essa pessoa trabalhou e que resultados apresentaram em cada um deles.

7. Realize testes e entrevistas

Após a seleção dos melhores currículos, é hora de avaliar os profissionais pessoalmente. Promover dinâmicas para entender as habilidades dos candidatos e como eles trabalham em grupos ou em situações de pressão. Perceba se eles mostram as características que você considera necessárias.

Você também pode submetê-los a testes psicológicos para identificar as características do comportamento. Mas para isso conte com a ajuda de um profissional qualificado e experiente na matéria, que certamente saberá como contratar promotores de eventos e ajudar muito nessa fase.

É também a hora de fazer entrevistas individuais, nas quais você pode conhecer melhor o candidato e entender suas expectativas e possibilidades, além de confirmar as informações relatadas no currículo.

8. Feche a contratação

Você encontrou o profissional que precisava? Está na hora de fechar o contrato. Envie uma lista com todos os documentos necessários e o contrato de admissão. Ajuste todos os detalhes com o departamento pessoal para finalizar o processo.

Não se esqueça que o feedback não é passado apenas para o candidato escolhido. Ele também dá uma resposta para aqueles que participaram da dinâmica e entrevistas. Essa atitude demonstra respeito e consideração por parte da empresa e ajuda a envolver essas pessoas, que podem se sentir encorajadas a participar de uma próxima seleção.

A promoção de eventos pode ser um trabalho pontual. Isso significa que, em alguns casos, o regime de CLT não é o mais adequado.

Assim, você pode fechar um contrato temporário de acordo com o profissional. Hoje, as novas leis trabalhistas têm regras para proteger tanto o funcionário quanto a empresa também neste modelo de contratação.

9. Cuidar de pós-contratação

O trabalho não termina aqui. Lembre-se de fazer uma integração na pós-contratação, a fim de preparar o profissional para o próximo desafio.

Esteja disposto a fornecer informações e fornecer materiais que ajudem a entender a empresa e como o trabalho deve ser feito. Em alguns casos, também é necessário aplicar alguns exercícios.

Você pode, por exemplo, ter um site ou programa que ajude a entender e organizar a promoção do evento, como uma solução para criar sites, reunir informações e métricas, como a proposta pelo mobLee. Esse tipo de ferramenta deixa a disseminação muito mais completa e alinha as expectativas e dados entre promotor e empresa.

Agora que você sabe contratar promotores de eventos e tem um guia passo a passo para orientar essa busca, você certamente terá os melhores profissionais da sua equipe e levará seus eventos e sua empresa para outro nível.

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